文/文治东

徐州顺堤河码头一期工程自2011年3月开工，2015年1月最后的防风抑尘网交工验收，因尚有零星工程和部分缺陷整改工作未完成，整体工程尚未进行竣工验收。目前，顺堤河码头监理工作已经进入收尾阶段，总监安排我作最后留守，处理后期工作，而后期工作的重心则在监理资料的整理和归档上。

首先开展的是资料的整理工作，而随着资料整理工作的不断深入，我发现资料的整理工作中存在许多困难和问题。这些问题主要表现在以下几点：大量的资料散乱、污染、破损甚至丢失；部分资料细节方面的问题较多，如编号错误、缺少公章等；部分监理业务联系单没有回复。

对于为什么会出现这些问题，我认为原因如下：

徐州顺堤河码头监理部搬迁过4次，每一次搬迁资料都会受到不同程度的损伤，需要重新整理和恢复，搬家后资料恢复工作不到位留下的问题很多；监理部的资料员数次更换，工作交接不到位，甚至是未交接，在这段时间内都不可避免的会出现各种资料缺陷问题；前期资料员没有做资料的经验，难免出错，却未能及时改正，问题就会越积越多，也越来越隐蔽而难以被发现；联系单回复存在遗漏的情况，我分析未回复联系单的原因可能有以下两种：整改类联系单，因为整改期限较长，时间长了被忘记了，期间又因为人员变动等因素的影响被忽略了；转发类联系单，监理部对业主下发的通知以联系单的形式转发到施工单位，施工单位认为没有必要回复。

为了迅速解决资料整理过程中的问题，我采取了如下方法：1、资料散乱的部分，按照分类、编号、日期重新整理，将各个细节问题一次解决，并对不能解决的问题登记在册，上报领导，请领导指导帮助解决；2、污染或破损的资料，及时修补或更换；3、遗失的资料，找电子版重新打印，不能重新打印的找业主和施工单位补齐；3、对于未回复的联系单，将其登记在册集中解决，通过总监召集监理工程师和施工单位相关人员开资料闭合的专题会议，专门解决资料的闭合问题，对于少数仍未整改的整改类联系单，监理工程师跟踪检查，保证资料及时闭合。

完成资料的整理工作后，接着就是资料归档工作，归档工作中我最大的感受是“细节决定成败”。

归档工作没什么难点，有的只是繁杂和反复。

顺堤河码头刚开始资料归档工作的时候，业主、监理和施工单位都没有做过科技资料归档工作的经验，虽然业主和监理查阅了很多规范，但是细节方面仍然做的不够，在档案局工作人员来审查的时候比如说：竣工图的图章，目前常用的就有4种，颜色分红章、蓝章，每种印章尺寸也不一致；还有卷内目录和卷内备考表的问题，各参与单位做的卷内目录与规范的要求相比完全不符合规定，至于卷内备考表从来没有做过。

为了保证资料归档工作的顺利完成，我们采取了如下手段：业主和监理成立资料归档工作领导小组，专门负责资料归档工作，统计工作中的困难和问题，集中解决；制定资料归档工作的整体流程，按照工作流程分步开展工作；查阅规范，根据规范确定各个细节，规范上没有明确规定的，请档案局专业人员指导确定。

在确定了相应的细节后，我就开始根据要求开展资料归档工作，

由于细节较多，工作量较大，不可避免的会出现错误，并且引起同一工作的反复用功。最突出的例子就是卷内目录：第一次是废掉原来的卷内目录，按照规范的卷内目录填写；接着，在上交目录的时候发现各家单位的卷内目录字体、日期填写方式和对齐五花八门，这个规范上也没有明确的规定，业主领导专门跑了一次档案局，档案局给出了明确的规定，卷内目录再改；目前，我正在按要求要编写页码，编写页码的时候就发现不少卷内目录上的页码不正确的现象，相应的卷内目录、卷内备考表、案卷目录全都要改。

总结所有的困难和经验，做好资料的整理和归档工作必须要做好以下几点：第一，资料员最好是一个工程一个资料员，尽量避免更换资料员；在更换资料员的时候，做好工作交接；没有工作经验的资料员，要做岗前培训。第二，大型的工程工期一般较长，监理部的搬迁也很正常，每次搬迁过后，要尽快整理、恢复资料。第三，关于资料的闭合工作，要及时督促施工单位闭合，时常检查资料闭合工作的进度。第四，规范资料整理和归档工作，严格要求，务必按规范的统一标准执行。

资料的整理和归档工作的重要性不言而喻，资料员要严格要求自己，认真的做好每一项工作，成长的过程虽然痛苦，但风雨后的彩虹往往最美。